1. Objet

La présente politique explique comment Roots and Culture Club House SARL, exploitant le service Roots Coworking, collecte, utilise, conserve, sécurise et partage les données à caractère personnel des visiteurs, prospects, clients, représentants d'entreprises, utilisateurs du portail et personnes effectuant une réservation.

Elle est établie notamment au regard de la loi n° 2024/017 du 23 décembre 2024 relative à la protection des données à caractère personnel au Cameroun et des autres textes applicables aux communications électroniques, à la cybersécurité, au commerce électronique et à la protection du consommateur.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

• Raison sociale : Roots and Culture Club House SARL
• Adresse : Akwa, rue Mermoz, Immeuble Michelin
• Email général : info@roots.cm
• Contact données personnelles : info@roots.cm
• Téléphone : +237 651 97 64 90 / +237 697 61 33 65

3. Données collectées

Selon votre utilisation du site et des services, nous pouvons collecter :

Données d'identification et de contact

• nom et prénom ;
• entreprise et fonction ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone ;
• adresse de facturation ;
• identifiants du compte ou du portail client.

Données de réservation et de relation client

• espace, formule, date et horaires demandés ;
• nombre de participants ;
• services ou équipements complémentaires ;
• demandes particulières ;
• historique des réservations, modifications et annulations ;
• communications avec le service client.

Données contractuelles, comptables et de paiement

• devis, contrats, factures et références de transaction ;
• statut du paiement ;
• informations nécessaires à la facturation et au respect des obligations comptables ou fiscales.

Note : Les données complètes de carte bancaire ne sont pas conservées par Roots Coworking, un prestataire de paiement externe sécurisé les traitant directement.

Données techniques

• adresse IP ;
• journaux de connexion et de sécurité ;
• type de navigateur et appareil ;
• pages consultées ;
• identifiants de session ;
• cookies ou technologies similaires.

4. Finalités des traitements

Les données sont traitées pour :

• répondre aux demandes envoyées par le formulaire de contact ;
• vérifier les disponibilités et traiter les réservations ;
• créer et administrer le compte ou le portail client ;
• préparer les devis, contrats et factures ;
• gérer les paiements, annulations, remboursements et réclamations ;
• envoyer les confirmations et informations opérationnelles ;
• assurer l'accueil, l'accès et la sécurité des espaces ;
• fournir le support client ;
• prévenir la fraude, les abus et les atteintes aux systèmes ;
• respecter les obligations légales, fiscales, comptables et réglementaires ;
• établir des statistiques internes raisonnables ;
• adresser des communications commerciales uniquement lorsque cela est autorisé et, lorsque requis, avec le consentement de la personne.

5. Fondements et consentement

Les traitements sont réalisés selon leur finalité :

• avec le consentement libre, spécifique, éclairé et univoque de la personne lorsque celui-ci est requis ;
• pour prendre des mesures à la demande de la personne avant une réservation ou pour exécuter le contrat conclu ;
• pour respecter les obligations légales et réglementaires ;
• pour assurer la sécurité, prévenir les abus et défendre les droits de l'entreprise, dans les limites autorisées par la réglementation applicable.

Lorsqu'un traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, sans remettre en cause la licéité des opérations réalisées avant le retrait. Le consentement marketing est séparé de l'acceptation nécessaire au traitement d'une demande ou d'une réservation.

6. Caractère obligatoire ou facultatif

Les champs signalés comme obligatoires dans nos formulaires sont nécessaires pour traiter la demande ou la réservation. À défaut, il peut être impossible de répondre, confirmer la disponibilité, conclure le contrat ou fournir la prestation. Les champs facultatifs servent à mieux comprendre la demande ou personnaliser le service.

7. Destinataires

Dans la limite de leurs attributions, les données peuvent être accessibles :

• aux salariés et responsables habilités de Roots and Culture Club House SARL ;
• aux prestataires techniques d'hébergement et de maintenance ;
• au prestataire d'envoi d'emails ;
• au prestataire de paiement ;
• aux prestataires de comptabilité, facturation ou support ;
• aux conseils professionnels et assureurs lorsque nécessaire ;
• aux autorités administratives, judiciaires, fiscales ou de sécurité lorsque la loi l'exige.

Chaque sous-traitant doit recevoir uniquement les données nécessaires à sa mission et être soumis à des obligations de confidentialité et de sécurité adaptées.

8. Transferts hors du Cameroun

Certains prestataires techniques peuvent héberger ou traiter des données hors du Cameroun. Avant tout transfert, Roots and Culture Club House SARL doit vérifier les formalités applicables, informer les personnes concernées et mettre en place les garanties requises par la réglementation camerounaise.

Prestataires et pays concernés : France (hébergement LWS), États-Unis (services tiers d'envoi d'email, si applicable).

9. Durées de conservation

Les données ne sont conservées que pendant une durée proportionnée à leur finalité, puis supprimées, anonymisées ou archivées lorsque la loi l'exige.

10. Sécurité

Roots and Culture Club House SARL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques, notamment :

• contrôle des accès et gestion des habilitations ;
• mots de passe robustes et secrets non exposés dans le code ;
• chiffrement des communications par HTTPS ;
• sauvegardes et procédures de restauration ;
• journalisation de sécurité ;
• limitation des tentatives de connexion abusives ;
• encadrement contractuel des sous-traitants.

Aucun système ne pouvant garantir une sécurité absolue, toute personne constatant une anomalie ou une faille de sécurité est priée de contacter : security@roots.cm.

11. Droits des personnes

Dans les conditions prévues par la loi n° 2024/017, toute personne concernée peut demander :

• à être informée des traitements de ses données ;
• l'accès à ses données à caractère personnel ;
• la rectification des données inexactes ;
• l'effacement des données lorsque les conditions légales sont réunies ;
• l'opposition à certains traitements de données ;
• la limitation du traitement ;
• la portabilité des données ;
• le retrait de son consentement à tout moment.

La demande d'exercice des droits peut être adressée à : info@roots.cm. Afin d'éviter une divulgation à un tiers, une vérification raisonnable de l'identité peut être demandée.

12. Mineurs

Les services de Roots Coworking sont destinés principalement aux personnes majeures et aux représentants d'organisations. Lorsqu'un traitement concerne un mineur, le consentement et les autorisations nécessaires doivent être recueillis conformément à la législation camerounaise.

13. Cookies et stockage local

Le site peut utiliser :

• des cookies strictement nécessaires à la session, à l'authentification et à la sécurité ;
• des préférences fonctionnelles de navigation ;
• des outils tiers de mesure d'audience ou de statistiques.

Les cookies non essentiels ne sont déposés qu'après votre accord explicite. L'utilisateur peut modifier ses choix à tout moment depuis les réglages de son navigateur.

14. Communications commerciales

Les communications liées à une réservation, une facture, la sécurité ou l'exécution du service ne sont pas des messages promotionnels. Les communications commerciales promotionnelles sont envoyées conformément aux règles applicables et incluent toujours un moyen simple de désinscription.

15. Modifications de la politique

La présente politique peut être modifiée pour tenir compte des évolutions de nos services, des prestataires ou du cadre légal. La date de mise à jour figure en tête de page. En cas de modification substantielle, une information appropriée est fournie aux personnes concernées.